Términos y condiciones
Basados en nuestros procedimientos y buscando el beneficio mutuo en nuestra relación comercial, queremos recordarle los principales aspectos de nuestra Política de Compras. El cumplimiento de los siguientes puntos, una vez Usted esté inscrito como Proveedor, permitirá que el proceso de compra, recibo a satisfacción y pago, se efectúe en forma oportuna.
Proceso de inscripción.
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Para iniciar el proceso de inscripción como nuestro proveedor usted debe:
- Leer y aceptar los téminos y condiciones aquí descritos.
- Diligenciar el formulario de registro online que se presenta a continuación.
- Para completar la inscripción debe tener los siguientes documentos en formato PDF.
- Para ingresar al portal debe digitar su usuario y clave. El sistema mostrará por meses las Órdenes de Compra que estén disponibles para facturar, las facturas que han sido radicadas, consultar estado de pagos y servirá como canal de comunicación con nosotros.
1. OBJETO.
- Mediante la ORDEN DE COMPRA, EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR se obliga a prestar a PÓPULI S.A.S los bienes o servicios señalados en la orden remitida a su correo electrónico registrado, en físico o a través del portal de la sociedad. La orden de compra es aceptada por el proveedor con su emisión, y junto con los términos de la invitación y la propuesta aprobada, constituye un sólo documento contractual y vinculante para las partes y se rige por las especificaciones de cantidad, calidad y precio detalladas. En caso de contradicción entre la orden, los términos de invitación y la propuesta del CONTRATISTA/PROVEEDOR, prevalecerán en primer lugar las contenidas en la orden de compra, en segundo lugar lo establecido en los términos de la invitación y por último lo establecido en la propuesta. En el caso que la orden deba legalizarse mediante contrato, prevalecerá lo establecido en éste.
2. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.
Cuando el objeto de la ORDEN sea la prestación de un servicio, el PROVEEDOR se obliga a sus propias expensas a: i) Suministrar todo personal idóneo y calificado necesario para la presentación de los servicios. ii) Dotarlo de los elementos de seguridad industrial requeridos para la prestación de los servicios. iii) Proveer los equipos, materiales, herramientas y demás elementos requeridos para la prestación de los servicios y garantizar su correcto estado durante todo el tiempo que dure el servicio. iv) Efectuar, por su cuenta y por sus propios medios, personal y equipo, las reparaciones que resulten necesarias para el cabal funcionamiento de los equipos suministrados. v) Conocer y divulgar, y garantizar el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. vi) Cumplir con las obligaciones derivadas de las afiliaciones y pagos al Sistema General de Seguridad Social de sus trabajadores o subcontratistas (EPS, pensión y ARL) seguro de vida o póliza colectiva (cuando ello hubiere lugar) y cumplir con la legislación colombiana en Salud en el trabajo; por lo anterior, deberá presentar periódicamente las correspondientes planillas de afiliación y pagos del sistema de seguridad social a PÓPULI S.A.S. y velar por que sus trabajadores o subcontratistas siempre porten el carnet de afiliación a ARL en la prestación del servicio, y en cualquier momento deberán presentarlo a solicitud de PÓPULI S.A.S. o sus funcionarios, PÓPULI S.A.S. podrá suspender el servicio si considera que no cumplen con los estándares de seguridad hasta tanto se resuelva la situación, sin que implique reconocimiento económico alguno por parte de PÓPULI S.A.S. vii) Exonerar de todo tipo de responsabilidad a PÓPULI S.A.S. quien no será solidaria con ninguna de las obligaciones que adquiera EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR y por lo tanto, éste deberá salir a responder en forma exclusiva toda reclamación que resultare de la ejecución de la ORDEN DE COMPRA. Cuando el objeto de la orden sea la compra de un bien, el CONTRATISTA y/o PROVEEDOR, garantiza que todos los materiales y trabajos suministrados mediante la ORDEN, cumplen con las especificaciones de PÓPULI S.A.S., están libres de defectos, y son adecuados para el uso propuesto. El PROVEEDOR declara bajo juramento que no ha enajenado previamente, ni gravado en ninguna forma los bienes entregados o que hagan parte del objeto de la orden de compra. En cualquier evento, saldrá el saneamiento por evicción en caso de perturbación del dominio y los derechos adquiridos por PÓPULI S.A.S. sobre dichos bienes. Estas disposiciones son adicionales a cualquier garantía implícita o expresa establecida contractualmente o legalmente.
3. PLAZO DE EJECUCIÓN.
El plazo para la ejecución será el señalado en la ORDEN
4. VALOR Y FORMA DE PAGO
El valor y forma de pago serán los establecidos en la ORDEN. La radicación debe efectuarse antes del día 25 de cada mes en horario de 8:00 a.m. a 12.00 p.m. y de 2:00pm a 5:00pm. Los días para recepción de facturas son martes y jueves, discriminando respectivamente el impuesto de IVA por separado, cuando este sea aplicable. Las facturas serán elaboradas en cumplimiento con lo establecido en los artículos 615 al 618 del estatuto tributario y sus modificaciones posteriores (Ley 223 de 1995) y deberán incluir en el cuerpo de las mismas el número de la orden. Para el pago de las facturas de servicios EL PROVEEDOR deberá adjuntar las planillas de pago de salarios, prestaciones y aportes parafiscales del personal asignado a las labores. Una vez entregado el producto o prestado el servicio debe tener el visto bueno a satisfacción de quien fue autorizado para efectuar la contratación, registrando la firma respectiva.
5. PRECIOS
El PROVEEDOR garantiza que los precios que se describen en la ORDEN son completos, que no se agregará ningún costo adicional de ningún tipo, sin el consentimiento escrito expreso de PÓPULI S.A.S. y que en todo caso cumplirá por su cuenta la ORDEN con el esquema de costos inicialmente propuesto.
6. IMPUESTOS
I: Los impuestos y gastos que ocasione la suscripción de la ORDEN o sus prórrogas, serán asumidos en su totalidad por EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR, y para su pago se obrará conforme a las disposiciones fiscales vigentes. PÓPULI S.A.S. efectuará las retenciones que respecto de esta orden, establece la legislación colombiana vigente.
7. PÓLIZAS
EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR se compromete a constituir a su costa y a favor de PÓPULI S.A.S., dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles al recibo de la orden de compra y en una empresa de seguros debidamente constituida en Colombia, las pólizas solicitadas en la ORDEN. Las garantías son accesorias a la ORDEN y se entiende que su otorgamiento no releva al PROVEEDOR de su responsabilidad por el cumplimiento de todas las obligaciones que se deriven del mismo, ni de su responsabilidad por los daños y perjuicios que cause a PÓPULI S.A.S. y/o terceros. La falla en obtener las coberturas de seguros requeridas, así como la existencia de deducibles o insuficiencia de las indemnizaciones no exoneran o limitan, en manera alguna, las obligaciones y responsabilidades que EL PROVEEDOR asume por virtud de la ORDEN. La responsabilidad de EL PROVEEDOR no se limita al monto cubierto por las pólizas por lo tanto los montos que excedan de la cobertura de las mismas deberán ser asumidos en cuanto sea por EL PROVEEDOR. En caso de que las pólizas no sean constituidas, PÓPULI S.A.S. podrá hacerlo a costa de EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR, descontando la prima correspondiente del valor de la ORDEN de COMPRA, sin que esto sea una obligación de PÓPULI S.A.S., ni libere de responsabilidad a EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR. Las pólizas se harán exigibles en caso de incumplimiento por parte de EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR en relación con cualquiera de las obligaciones adquiridas y plazos pactados en la ORDEN. EL CONTRATISTA se obliga a ajustar el valor de las pólizas de acuerdo con el valor y/o vigencia de la ORDEN en caso de que se produzca una modificación o la suspensión del mismo por causas atribuibles a EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR, con el fin de mantener las cuantías porcentuales y las vigencias estipuladas. La constancia de constitución de las pólizas, así como su comprobante de pago, deberán ser entregados a PÓPULI S.A.S., dentro del plazo establecido y en todo caso su aprobación es condición para el pago.
8. CONFIDENCIALIDAD
Cualquier información entregada al EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR, de naturaleza comercial, técnica, financiera, tangible, intangible, verbal o escrita, tendrá carácter estrictamente confidencial y no podrá ser divulgada por éste a ningún tercero por cualquier medio verbal, escrito, tangible o intangible. La obligación de confidencialidad del EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR cesará: (i) cuando la información recibida sea o se vuelva de conocimiento público por una causa no imputable a la parte receptora de la información; y, (ii) cuando las autoridades competentes, en ejercicio de sus funciones legales, exijan tal información a EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR. La presente obligación estará vigente por el término de la ORDEN DE COMPRA y aun después del vencimiento o la terminación de los trabajos objeto de la orden de compra.
9. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL
EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR será el responsable de la contratación de sus colaboradores y dependientes y, por tanto, conceptos tales como honorarios, salarios, subsidios, afiliaciones, indemnizaciones y demás prestaciones legales o extralegales que sobre vengan por causa o con ocasión de los servicios prestados por el personal, serán asumidos exclusivamente por éste, en lo que respecta a sus funcionarios, empleados o contratistas", por lo tanto, PÓPULI S.A.S. no adquiere relación alguna con los subcontratistas y la responsabilidad de los trabajos que éstos ejecuten, seguirán a cargo del EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR.
10. SUBCONTRATACIÓN
Para la ejecución de ciertos trabajos o actividades que deban ser realizados con mayor eficacia, rapidez o economía por personal especializado, EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR podrá subcontratarlos con la autorización previa y escrita de PÓPULI S.A.S. El empleo de tales subcontratistas no relevará a EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR de las responsabilidades que asume por las labores objeto de la ORDEN DE COMPRA. PÓPULI S.A.S. no adquiere relación alguna con los subcontratistas y la responsabilidad de los trabajos que éstos ejecuten, seguirá a cargo de EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR. PÓPULI S.A.S. podrá exigir a EL CONTRATISTA la terminación del subcontrato en cualquier momento y el cumplimiento inmediato y directo de sus obligaciones.
11. AUTONOMÍA
La ORDEN DE COMPRA se desarrollará con base en los principios de coordinación y colaboración, respetando la autonomía profesional que cada parte tendrá en la ejecución de los compromisos que asuma. En consecuencia, cada una de las partes ejercerá sus derechos y responderá por sus compromisos de manera independiente.
12. CESIÓN
EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR no podrá ceder ni transferir "parcial o totalmente" la ORDEN DE COMPRA a persona natural o jurídica alguna, a menos de que haya obtenido autorización previa por escrito de PÓPULI S.A.S., pudiendo ésta reservarse las razones que tenga para negar la autorización de cesión.
13. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
Las PARTES se comprometen en el manejo de datos personales a dar estricto cumplimiento a la Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales de PÓPULI S.A.S., a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual “se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales” y al Decreto Reglamentario 1377 de 2013 por el cual “se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, y a las demás normas que los modifiquen, complementen y/o adicionen. El CONTRATISTA y/o PROVEEDOR garantiza que cuenta con las autorizaciones para el tratamiento de datos personales de la información de los trabajadores asignados a la ejecución de la ORDEN, y la presentación de la Oferta para la ejecución de la misma se entiende como una conducta inequívoca de autorizar la verificación de la información suministrada.
14. PROPIEDAD INTELECTUAL.
Los derechos de propiedad intelectual que se deriven, creen, produzcan, etc., en virtud del desarrollo de la ORDEN DE COMPRA serán propiedad exclusiva de PÓPULI S.A.S. por tratarse la ORDEN DE COMPRA de una obra por encargo en virtud de lo estipulado en el artículo 4 literal f, en el artículo 20 y en el artículo 184 de la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993 y las normas que los modifiquen, amplíen o complementen. Por lo tanto, no podrá hacer uso de estos productos unilateralmente, ni extenderlos, negociarlos, ni crear otro igual con otras instituciones, sin que medie autorización expresa y escrita de PÓPULI S.A.S. En virtud de lo anterior, EL CONTRATISTA cede a PÓPULI S.A.S. todos los derechos patrimoniales de los productos y/obras generadas en virtud de la ORDEN DE COMPRA entre los que se encuentran la transformación, reproducción, comunicación pública, distribución, comercialización y/o cualquier otra forma susceptible de estimación económica, cualquiera que sea su finalidad; estos derechos son otorgados sin ninguna limitación en cuanto a territorio se refiere y cubre la titularidad de los mismos en versión impresa, electrónica, virtual y/o por cualquier otro medio conocido o por conocer. EL PROVEEDOR ratifica por medio de este documento que cede durante todo el tiempo de duración legal de los derechos patrimoniales de autor, sin restricción territorial o modalidad alguna de uso, todos los derechos patrimoniales que recaigan o puedan recaer sobre las obras que se pudieren llegar a ejecutar en desarrollo de las labores contratadas, incluyendo pero no limitados a, el derecho de edición, adaptación, distribución, comercialización, traducción, divulgación, comunicación pública, interpretación pública, radiodifusión, alquiler, arreglo, uso para fines publicitarios, mercadeo, parodia, puesta a disposición, publicación y reproducción en medios escritos, análogos, digitales o en cualquier medio o tecnología conocida o por conocerse.
15. TERMINACIÓN
La ORDEN DE COMPRA terminará por los siguientes eventos: 1. Mutuo acuerdo entre las PARTES. 2. Manifestación unilateral de PÓPULI S.A.S., informando por escrito al PROVEEDOR, con una antelación mínima de cinco (5) días antes y siempre que pague todo lo entregado o ejecutado en debida forma por parte de EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR a la fecha de terminación unilateral. 3. Incumplimiento grave o sustancial de las obligaciones pactadas en la ORDEN que afecte el desarrollo del mismo, debidamente comunicado a la otra parte y no solucionado a satisfacción dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación. 4. Incumplimiento de la obligación pactada en la cláusula de confidencialidad de la ORDEN. 6. Vencimiento del término de vigencia pactado por las PARTES.
16. CLÁUSULA PENAL
. Las partes acuerdan que el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones de la ORDEN DE COMPRA a cargo de EL CONTRATISTA y/o PROVEEDOR dará derecho a reclamar por parte de PÓPULI S.A.S., a título de cláusula penal por los perjuicios causados por el incumplimiento y sin perjuicio del cumplimiento de la obligación principal, la suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total de la ORDEN. No obstante lo anterior, esto no implica la renuncia de PÓPULI S.A.S. para interponer las acciones correspondientes en aras de obtener el pago de la totalidad de los perjuicios realmente sufridos.
17. MULTAS
Cuando se trate de incumplimiento parcial de cualquiera de las obligaciones estipuladas en este Contrato por parte de EL CONTRATISTA; del cumplimiento defectuoso de las mismas o la simple mora o retardo, PÓPULI S.A.S. en la medida en que las circunstancias lo permitan, informará por escrito a EL CONTRATISTA para que en el plazo perentorio que según la necesidad sea establecido por ésta, remedie definitivamente la mora o el incumplimiento parcial o defectuoso. Si al finalizar dicho plazo o si las circunstancias no permiten otorgarlo, PÓPULI S.A.S. podrá imponer a EL CONTRATISTA una multa equivalente al 1% del valor de la ORDEN, por cada día de demora. PÓPULI S.A.S. podrá retener o deducir de cualquier pago pendiente a favor de EL CONTRATISTA, el total de la multa acumulada, para lo cual EL CONTRATISTA, desde ahora otorga su consentimiento expreso. Salvo en aquellas obligaciones con un plazo expreso y determinado o determinable, para hacer efectivas y ejecutivas las multas previstas en la presente cláusula, las Partes acuerdan que bastará la simple declaración por parte de PÓPULI S.A.S. del respectivo incumplimiento, el cual se tasará de acuerdo con lo que al respecto establezca PÓPULI S.A.S. según los criterios de esta cláusula. En consecuencia, para hacer efectiva esta cláusula no se requerirá constituir en mora a EL CONTRATISTA, ni realizar actuación adicional alguna. Si la obligación incumplida sobrepasare el mencionado monto o, a juicio de PÓPULI S.A.S., su incumplimiento incidiere determinantemente en el objeto de la ORDEN, ésta podrá dar por terminada la ORDEN, proceder con su liquidación y hacer efectivas cualesquiera otras sanciones previstas para el caso de incumplimiento de la ORDEN. Para efectos del cobro de las presentes multas, se entiende que éste documento presta merito ejecutivo.
18. NO EXCLUSIVIDAD
La suscripción de la ORDEN no limita el derecho que tienen las partes para celebrar acuerdos iguales o semejantes con otras personas naturales o jurídicas.
19. COMPENSACIÓN
PÓPULI S.A.S. podrá deducir de las sumas debidas al PROVEEDOR por virtud de esta ORDEN o de cualquier negocio jurídico realizado con este último, las sumas que se causen a cargo del PROVEEDOR y a favor de PÓPULI S.A.S. por virtud de esta o de cualquier otra transacción realizada con EL PROVEEDOR.
LEY APLICABLE:
Está orden será interpretada de conformidad con las leyes de la República de Colombia.
21. ARREGLO DIRECTO Y JURISDICCIÓN
: En caso de suscitarse cualquier diferencia con ocasión a la celebración, ejecución, desarrollo, interpretación, cumplimiento y/o terminación de la ORDEN, las PARTES acuerdan que, si no llegaren a un acuerdo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, de forma amigable y por arreglo directo, las mismas de común acuerdo y previa notificación del asunto de una parte a la otra, acudirán a uno de los siguientes mecanismos de solución alternativa de conflictos: conciliación o transacción, cuyo trámite no podrá superar el término de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha en la se inicie el procedimiento correspondiente al mecanismo adoptado por las PARTES. Si pasado este término persisten las diferencias entre las PARTES, podrán ser sometidas a un Tribunal de Arbitramento.
22. DISPOSICIONES FINALES.
TOTALIDAD DEL ACUERDO: Está orden, y los documentos referenciados en la carátula de este instrumento, contienen la totalidad del acuerdo entre las partes y reemplazan a cualquier acuerdo o convenio, verbal o escrito efectuado con anterioridad.
23. NO RENUNCIA
La tardanza en presentar reclamaciones por incumplimiento del PROVEEDOR no puede interpretarse como condonación o purga de la mora y no impide para PÓPULI S.A.S. presentar dichas reclamaciones en el tiempo que estime pertinente o presentar otras posteriores por hechos actos u omisiones de similar o diversa índole. NULIDAD PARCIAL: La nulidad de una de las cláusulas no afectará la integridad de la ORDEN y las partes harán sus mejores esfuerzos para cumplirla sin afectar su sentido y encontrar una disposición que atendiendo el interés primigenio de las partes cumpla con las exigencias legales o judiciales respecto de la cláusula declarada nula.
24. CONOCIMIENTO
El PROVEEDOR declara que conoce plena y cabalmente los requerimientos técnicos de PÓPULI S.A.S. y que acepta cumplir con dichos requerimientos. Que conoce el área donde prestará los servicios, sus condiciones, vías de acceso, y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y recursos necesarios para la ejecución, a satisfacción de PÓPULI S.A.S.